名刺を活用した営業支援の現在、SKYPCEが変えていく未来

　名刺情報を会社の営業活動に活用できるよう支援する名刺管理サービス「SKYPCE（スカイピース）」に、これまでのオンプレミス版に加えて新たにクラウド版が登場。自社のデータ管理環境にあわせて名刺管理サービスを選択する幅がさらに広がった。

　個人情報保護とデータ活用の両面が求められる今、会社の重要資産である名刺情報をどのように扱い、ビジネスにどう還元していくべきかをＳｋｙ株式会社の金井孝三氏に聞いた。

――日本の会社は名刺をどう活用しているのでしょう。

――社員が個人で名刺を管理することで問題はありますか。

金井

名刺を使用する際は「名刺は個人情報である」という点に注意しなければなりません。社員が、業務上、個人でも名刺をデータベース化すると、個人情報保護に伴う法律でいう「個人情報データベース等」に該当します。つまり、会社の名刺をフリーの名刺管理サービスに登録すると、会社が管理すべき個人情報データベースになってしまいます。このサービスを個人で利用されていらっしゃる方の中には、個人情報保護に伴う法律に精通しておらず、また約款も把握されていない方もいらっしゃるのではと思います。ところが、社員が個人で利用していることを会社は把握できないため、個人情報管理のリスクを常に抱え、法律上、問題となる可能性もあります。

また、利用終了時に、システムに取り込んだ名刺のテキストデータや名刺画像は一切のデータが入手できなかったり、登録したデータの一部しか入手できなくなったりすることもあります。「SKYPCE」ではこのような状況を避けるため、契約終了される際にはお客様がスキャンした名刺画像やテキストデータ、入力した情報にをお客様に返却できるようにしています。

――Ｓｋｙが名刺管理サービスで会社の営業を支援しようと考えたきっかけは。

金井

「SKYPCE」を開発する前は、他社の法人向け名刺管理サービスを利用していましたが、「いつ・誰が・誰と名刺交換をした」という情報しかなく、営業活動の実態把握はできませんでした。

この実体験が、名刺情報を活用して営業支援機能を高めるという発想につながりました。名刺をデジタル化するだけではなく、その情報を社内で共有し、営業活動に活かして収益を上げていただくことにこそ価値があると考えています。

――「SKYPCE」にクラウド版を登場させた目的はどのようなものでしょうか。

金井

今までオンプレミス版（※自社内で管理しているサーバーなどにシステム導入すること）として提供してきましたが、この度、新たにクラウド版をラインナップに加えました。

オンプレミス版は「名刺情報を自社の管理下に置き、データを自由に扱うことができる」という点をご評価いただいていましたが、長引くコロナ禍や半導体の高騰などの影響で、「新規のサーバー設置ができない」「情報システム部門の採用が難しく、サーバーの管理者が不足している」といった会社が増えています。

そこで、新たにクラウド版、いわゆるSaaSのサービスを提供することにしました。

――クラウド版、オンプレミス版それぞれの違いとメリットについて教えてください。

金井

クラウド版のメリットは、サーバーを設置・管理する必要がなく、導入しやすいという点にあります。「SKYPCE」はオンプレミス版でも、クラウド版でも、同じ機能がご利用いただけます。

「営業活動において重要なデータである名刺情報は、自分たちの手で管理したい」。そんなお客様にはオンプレミス版がおすすめです。もちろんIaaS形式でデータをクラウド上に置くこともできます。それに対し、「会社にサーバーを設置することができない」「名刺データをクラウド環境で保存することをセキュリティ上のリスクとして許容できる」お客様には、クラウド版をおすすめしています。オンプレミス版とクラウド版から選べる のがSKYPCEの特徴なので、お客様の環境に合わせて最適なものをご提供いたします。

――名刺を活用した営業支援についてお聞かせください。

金井

名刺とは、営業の方がお客様とお会いした時に交換するもの。その時にちょうど商談につながれば、案件としてSFA（営業支援システム）などに登録することができます。例えば営業に行ってみたら、お客様から「それはこの前、買ったばかりだから次は5年後です」と言われるようなこともあるでしょう。その場合、お客様は5年後には買い換えてくれる可能性があるということです。こういった見込み案件をどれだけ持っているかは、日々の売上・受注に大きく影響します。先を見据えてお客様との関係をどう維持していくかがとても重要です。ただ、対応は属人的になりがち。そこで、「SKYPCE」では営業支援のための様々な機能を提供しています。

――具体的にはどのように営業を支援するのでしょう。

金井

「SKYPCE」ではメールやメルマガを一斉送信できる「One to Oneメール送信」という機能をご提供しており、営業以外の販促部門や他の部門からもメルマガを送ることができます。メルマガで自分たちに関心を持ってもらうことができれば、今案件がないお客様でも何年か先に見込まれる商談の機会まで関係をつないでおくことができますよね。

また、メルマガとして一斉送信した時に、差出人を「名刺を交換したAさん」の名前にすることができます。受け取る側としては会社からではなく、「名刺交換をしたAさんからメールが届いた」という印象になり、存在を覚えていただくきっかけにもなります。

――クラウド版登場で新たに追加された機能はありますか？

金井

「SKYPCE」Ver.2へのアップデートに伴い、新たに営業支援機能を追加しました。日々の営業活動を記録する「活動記録」という機能で、いつお客様を訪問し、どんな話をしたか、という情報を記載するものです。具体的な案件であれば、SFAなどで進捗管理をすることができますが、案件化するのが数年先になるような見込み案件の場合、その期間のお客様との関係づくりを記録する仕組みというものがありませんでした。この「活動記録」は名刺に紐づいているので、案件になっていないお客様とのやりとりも全て記録しておくことができます。

――担当者が異動しても見込み案件の記録を残せるのですね。

金井

大企業の場合、2~3年ごとの人事異動で担当者が替わり、追いかけたいお客様がいても引き継ぎが難しく、関係が途切れることがあります。また、引継ぎ前の進捗状況を確認しようとしても、会社全体のビジネス情報進捗管理システムは企業あるいは案件単位でまとめていることがほとんどで、詳細がわからないことが多いはずです。

「活動記録」を見れば、追いかけたいお客様がいつ誰と何を話していたかという履歴がわかるので、後任者がそのお客様と名刺交換をするだけの、スムーズな引き継ぎが可能です。

――会社のメリットも大きそうですね。

金井

「活動記録」のような見込み案件を含めたビジネス進捗情報を管理できるシステムは、実は今まであまりなかったと思います。「SKYPCE」独自の「活動記録」で、「商談になる前の関係づくり」という新しい価値を提供します。

――営業担当者を支援する機能も追加されるのでしょうか。

金井

営業担当者の一番の困りごとといえば、お客様を定期的に訪問する際に「話すネタがない」こと。ましてや商談の話もなく、関係性をつないでいる期間の場合、どんな話をするかはとても重要です。「SKYPCE」では現在「活動記録」に、お客様の会社に関わるニュース情報の配信機能の追加を進めています。

「SKYPCE」に登録された企業名とWEB上のニュースの中に登場する企業名を一致させ、関連したニュースを表示する機能です。訪問前にお客様の名刺データを見れば、その会社に関する新製品に関するニュースリリースなどを読むことができます。

――ほかにも便利な機能はありますか。

金井

営業活動の進捗管理の際、新規顧客の場合は情報をSFA（営業支援）やCRM（顧客管理）にマスター登録しなければならず手間がかかります。

そこで「SKYPCE」では、SFAやCRMとの連携機能を準備しています。これが実装されると、取り込んだ名刺データをご利用中のSFAやCRMに送ることができ、手打ちで入力するような手間を省くことができます。

私たちはスキャンした名刺データを、OCR（光学的文字認識）だけではなく、AIや機械学習、最後は人間の目によってチェックしています。メールアドレスや電話番号、住所や部門・役職名に至るまで、全て間違いのないデジタルデータとして登録されるため、SFAやCRMと連携した際にもそのままマスターデータとしてご利用いただくことができます。

今回ご説明したOne to Oneメール、活動記録などの既存機能に加えて、今後提供を予定しているニュース配信やSFA / CRMとの連携機能は、すべてオプションではなく標準機能として提供していきます。

今後も新機能を続々追加していく予定ですので、「SKYPCE」を活用し名刺のDXと営業支援の拡大を、ぜひご検討頂ければと思っています。