デジタル化の様々な不安をサポート。 freee人事労務は「かんたん、あんしん。でも、あたらしい。」

　人事や労務といった職務は、企業活動を後方支援するという意味合いからバックオフィスとも呼ばれる。企業にとってなくてはならない仕事である一方、従業員の出退勤管理や給与の計算、年末調整といった、煩雑でありながらミスが許されない、神経を使う作業を伴う。
　中小企業の間で、このバックオフィス業務の効率化につながるクラウド型サービスの導入が進んでいる。紙や手入力による地道な作業が、ITの力で格段に効率化される。ただ、頭ではそうわかっていても、なかなかITやクラウドになじめない。そういう経営者や現場担当者も少なくないのではないか。

　クラウド型サービスには何ができて、導入することでどういうメリットがあるのか。

　freee株式会社は「スモールビジネスを、世界の主役に。」を掲げ、スモールビジネス向けに操作しやすく、手ごろな価格と充実したサポート体制により導入しやすい、各種クラウド型サービスを開発している。
　その主力サービスである「freee人事労務」について、同社でマーケティングを担当する和田矩明氏、サービス導入直後の顧客をサポートする佐塚優人氏、サービスを運用する顧客の相談に応える杉村希咲氏に話を聞いた。

—— そもそも「freee人事労務」とは、どういうものなのでしょう。

和田　従業員の給与計算や勤怠、有給休暇の管理のほか、入社手続きや年末調整といった、人事労務の担当者が行っているコアな業務を効率化するクラウド型サービスです。人事情報、給与計算、勤怠管理などのシステムが一つに統合されていることが大きな特長です。
　たとえば従業員の情報も個別のシステムではなく、ひとつのマスターにあるので、転居や結婚などによってその情報が変わった場合なども、一回更新すればすべてのシステムに反映されます。これひとつあればバックオフィス業務が楽になり、また担当者が覚えることも少なく使いやすいというメリットがあります。

—— どのくらい業務が効率化されるのか具体的に教えてください。まず勤怠管理、給与計算については。

佐塚　従業員自身がPCやスマホ、ICカードリーダーなどから出退勤を入力します。その情報がシステムにたまって自動的に月末の給与計算に反映されます。タイムカードの情報をエクセルなどで計算して、集計後にミスがないかチェックするといった従来の手間はなくなります。
　残業代は自動計算、法令変更で雇用保険の料率が変わった場合も自動更新されるので、担当者がその都度更新する必要はありません。飲食店のお客さまで、「お店を閉めた後に5日くらいかけてやっていた作業が、1日で済むようになった」とおっしゃる方がいました。

—— 給与明細はどうするのですか。

佐塚　web上で公開したものを従業員が確認する形です。封に入れて従業員に渡すという作業は不要になります。

—— 年末調整については。

佐塚　管理者だけでなく従業員にも好評な機能です。まず従業員は、従来のように紙に記入するのではなく、PCなどの端末から必要項目にクリックするだけで書類を作成できます。個人のスマホからもできるので、介護職や建設業といった、従業員がPCを持たない職種のお客さまにも対応しています。
　各種控除証明書などはカメラで撮影して添付すればOK。管理者は書類を１枚ずつチェックするのではなく画面上でまとめて確認できます。紙に印刷して各市町村の税務署に郵送する作業は、電子申告のクリック一つで済みます。
　給与計算のミスは従業員に迷惑がかかり、納税のミスは会社にペナルティーが課せられます。そこで従来、労務担当者が感じていた心理的な負担を減らし、安心感をお届けできていると思います。

—— どのような企業が「freee人事労務」を導入しているのですか。

和田　リリース直後はIT系企業が多かったのですが、働き方改革関連法が施行されて以降、年次有給休暇の年5日取得義務化という法令の順守や、残業しすぎを防ぐ目的から、製造、建設、運送、医療福祉などの企業さまや、街で飲食店を営むオーナーさまなど、様々な業種のお客さまが増えています。

杉村　従業員の勤務状況をチェックするには、従来、紙のファイルからひとりひとり確認しなくてはいけませんでした。１、２人ならまだしも20人くらいになると大変な作業になります。拠点がいくつかある場合はなおさら。
　その点「freee人事労務」は、十分に有給休暇が取得できていなかったり残業しすぎていたりすると、従業員と管理者双方に自動でアラートを出して注意喚起することができます。

—— どういうことが導入のきっかけになっているのでしょう。

和田　単純に社員数の増加により業務が増えたこと、会社トップの交代を機にこれまでの業務のやり方が見直されたこと、今お話しした新しい働き方への対応という3つの要因が多いです。業務を把握しているのが特定の社員だけという、いわゆる属人化を懸念して、というケースも見られます。担当社員がいなくなったら業務がまわらなくなるリスクが、導入コストを上回るという判断です。

—— では、実際に「freee人事労務」を導入するにはどうすればよいのでしょう。

和田　まずweb上で１か月間、無料でお試しいただけます。そこで実際に「freee人事労務」に触れてご検討いただくことができます。ご契約後、導入までのプロセスは、お客さまが使いこなせるようになるまで、佐塚のチームがマンツーマンでサポートいたします。

佐塚　サポート方法としては、お客さまの就業規則や勤務体系などに合わせて、こちらでシステムを設定代行する方法と、お客さまの設定をご支援する方法があり、後者の方に力を入れています。
　われわれのサポートのもと、お客さまご自身で設定をご入力いただくことでシステムの仕組みについての理解度が高まり、ゆくゆくはお客さまたちだけでも運用しやすくするためです。

—— ITが苦手という方もいるかと思いますが。

佐塚　新しいことを始める際にはとまどいがつきもので、中には、途中で自信を失いかけてしまうお客さまもいらっしゃいます。そういう場合には、気持ちを持ち直してもらえるよう丁寧にコミュニケーションをとりながらサポートいたします。従来の方法と「freee人事労務」を並行して稼働する期間を設け、違いを検証しながら作業していくことで、じっくり慣れていただくことも可能です。

杉村　運用していく中でのご相談には、私たちサポートチームが電話やチャット、メールで対応しています。何かわからないことがあったら、その瞬間にご相談いただければと思います。問題点をとらえて、納得いただける解決策が出るまでしっかりサポートいたします。

—— では、最後に今後の抱負をうかがえますか。

和田　社員数100人以下の中小企業を対象に弊社が行った調査で、労務人事の担当者がほかの業務を兼務している割合は87％にのぼりました。1人で、あるいは経営者自身が担当している企業も少なくありません。

　その現状を踏まえて、新しくプランを改定して「freee人事労務」をよりはじめやすいものにしました。具体的には基本料金を廃止し、ニーズに合わせて選べる４プランの機能をわかりやすく設定し直しています。2023年3月以降の新規のお客さまにはすでに新プランでご契約いただいていて、既存のお客さまも6月12日以降、随時新プランに移行いたします。弊社は「スモールビジネスを、世界の主役に。」を掲げ事業を行っていますが、これを機に、また少しでもスモールビジネスのみなさまの業務が楽になることを願っています。

　医療、建設や運送業界などで時間外労働の割増料金が引き上げられる、2024年問題への対応も急務です。「freee人事労務」は、従業員の勤務状況を把握しやすく、業務の効率化にもお役に立てるはずです。ぜひご活用ください。