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▼盛夏号

MISSION! 大学の仕事

教職員に与えられたさまざまなミッションと、早稲田大学の新しい動きをご紹介します。

早稲田ポータルオフィス
教育支援の充実と学事的サービスの総合機関

大学生活への付加価値を提供し、学生サービスの満足度向上を目指す

早稲田ポータルオフィスは、全学部・大学院の学生、教職員を対象に、IT利用支援や 教室のAV機器利用サポート、履修相談窓口、落し物管理など多岐にわたるサービスを提供しています。

早稲田ポータルオフィス Webサイト

早稲田ポータルオフィス設立の背景

 早稲田ポータルオフィスは、学事に関するワンストップサービスの提供を実現し、学生・教職員の満足度向上を目指す機関として設立されました。

 その背景として、1991年に大学設置基準が改正されカリキュラムが自由化したことがあります。カリキュラム変更の度に各学部でシステムを対応させる必要がありましたが、カリキュラムの複雑化や学生の手続き手段の多様化により、業務の進行が難しくなってきました。また、教育のオープン化によって、学生が手続きを行う窓口が増え、学生がひとつの手続きを行うにあたり、窓口をたらい回しにされてしまう現状がありました。そこで各学部共通のサービスを統合し、学生サービスに特化した機関「学事センター」の構想が立てられました。当初は、全学共通のサービスとして、PCの利用相談を中心に行っていたITセンター、そしてオープン教育センターやメディアネットワークセンターの全学的な科目相談窓口業務を統合する形で始まりました。標準的な業務を引き受けることで、各学部・大学院の職員が本来の業務に注力できる環境整備を目指し、2006年3月に同オフィスが開設され、当時Webを介したサービス提供ツールとして認知されていた「Waseda-net ポータル」にちなみ、早稲田ポータルオフィスと名付けられました。一方で、クレームが多かった窓口対応そのものについても改善の検討をしていきました。

質の高いサービスを提供するために

 同オフィスの特徴として、第1に「ここに来れば何でも分かる」を目指した総合窓口を設置し、履修相談や場所案内、落し物の管理など、あらゆる困りごとの解決のワンストップ化を目指しています。第2に、対応履歴などをすべてデータ化することで、組織として誰が対応しても同じサービスを提供できるようにしています。また、データを分析することにより利用者のニーズをつかみ、即座にサービスに反映することで、更なるサービスレベルの向上を図っています。第3に、多くの学生スタッフも働いている同オフィスでは、業務をマニュアル化し共有することで、すべてのスタッフが共通の認識をもち迅速に業務に対応できるようにしています。

学生参加型プロジェクトの推進

 同オフィスでは、学生のために実践型産学連携プロジェクトを主催しています。大学と企業が連携し、学生が企業に対して問題点を提案する「プロフェッショナルズ・ワークショップ」がその一つです。日産自動車のブランド力を高めるための提案や、プロバスケットボールリーグの観客動員数を増やすための提案などに、いろいろな学部の学生が激論を交し、そこで生まれたアイデアがビジネスチャンスにつながるなど、企業からも好評を得ています。

 その他、学生と職員が協働して新入生をサポートする「こうはいナビ」プロジェクトなどがあります(下覧参照)。こうした取り組みを通して、より充実した大学生活の場を提供し、一人でも多くの学生に「早稲田大学に来て良かった」と思ってもらえるよう努力しています。

Information

新たな出会いと発想の生まれる場所
ファカルティ・ラウンジ

手前にコミュニケーションスペース、奥にミーティングルーム

 本年5月10日にオープンしたコミュニケーションスペース。コーヒーを飲みながら国境や学問領域の隔たりを超えて交流することで、新しい発想が生み出されることを目的とした空間です。奥には簡単なAV機器を備えたミーティングルームがあり、交流会などを開催することも可能です。

場所
早稲田キャンパス7号館1階
利用対象者
院生(博士後期課程学生)、教職員、研究員
利用方法
ミーティングスペースのご利用については、早稲田ポータルオフィス窓口(TEL:03ー5286-9845)まで お問い合わせください
若手職員に聞く

川合 光さん/理工センター事務部総務課

実体験をもとに新入生の学生生活をサポート

―「こうはいナビ」とはどのような取り組みですか。
 「こうはいナビ」は、新入生に対して在学生が学生生活のサポートやアドバイスを行うプロジェクトです。新入生が大学入学と同時に与えられる情報は膨大な量になります。そこで、在学生が自分の経験を活かしたアドバイスを行うことで新入生の不安を解消し、充実した学生生活がスタートできるようにサポートしています。

 2008年度の新入生を対象にスタートし、3年間サポートを実施してきました。「自分も新入生の時に苦労したから後輩には同じ思いをさせたくない」など同じ目的を持った学生たちが集まり、若手職員の有志と約30名の学生で「何でも相談会」「キャンパスツアー」を実施しました。2009年度は新たに新入生の科目登録や科目履修をサポートする「履修ナビ」、新入生に必要な情報・お得な情報などを在学生の視点でわかりやすく配信する「こうはいナビBlog(以下、なびLog)」、新学期にキャンパス構内をナビゲーションする「キャンパスナビ」を実施。「なびLog」は公開期間の1カ月半だけで約9万件ものアクセスがありました。2010年度は前年度の企画にプラスして、新入生のクラスコミュニケーションや新学期の学生生活をサポートする「クラスチューター制度」を開始し、大学の教育支援システムCourse N@viを利用した「よろず相談BBS」やクラスの親睦を深めるため「ランチ会」なども開催しました。また、「こうはいナビ」のイメージソングを作るなど広報活動も積極的に行いました。そのかいあって、「なびLog」のアクセス数は公開期間2カ月で15万件強を超え、より一層認知度が高まりました。

 親元を離れた学生やご父母から感謝のメッセージをいただくこともあり、やりがいにつながっています。また、職員がプロジェクトマネジメントを学ぶ機会としても意義があります。

左)こうはいナビBlogサイト
右)こうはいナビのポスター

―読者の皆さんへ一言どうぞ。
 今後は企画の質をさらに高め、「なびLog」をより見やすく、魅力的なコンテンツを増やしていきたいです。また受験生に「こうはいナビ」への入り口として「なびLog」を周知し、新入生全員が「こうはいナビ」を活用し、良い学生生活をスタートできることを目指します。  新入生、ご父母、受験生、活動に携わる在学生、教職員、最終的には大学や社会全体にメリットのあるプロジェクトとなるよう、頑張っていきたいと思います。